שיחות שנופלות בין השותפים
ללא ניתוב מסודר, לקוח שמתקשר מגיע לשותף הלא-נכון או לתא קולי ולא מקבל מענה בזמן.
מרכזיה וירטואלית למשרד עורכי דין
מרכזיה וירטואלית למשרד עורכי דין — תקשורת מקצועית בענן
משרד עורכי דין מקבל עשרות שיחות ביום — פניות חדשות, לקוחות קיימים ושאלות דחופות — וכל שיחה שלא נענית עלולה לעלות בלקוח. לידקליינט מספקת מרכזיה בענן שמנתבת כל שיחה לעורך הדין הנכון לפי תחום ועומס, מקליטה שיחות לצורכי תיעוד משפטי, ומרכזת את כל הפניות במסך אחד. אין צורך בציוד פיזי או טכנאי — המערכת פועלת מהדפדפן ומהמובייל, עם מספרים ייעודיים לכל שותף, ממשק עברי מלא ותמיכה ישראלית.
האתגרים שאנחנו פותרים
היעדר תיעוד שיחות
ויכוחים על מה נאמר בטלפון גורמים לסיכונים משפטיים — הקלטה מסודרת מונעת זאת.
עלויות תשתית גבוהות
מרכזייה פיזית ישנה דורשת תחזוקה, חוזה ארוך ועלויות גבוהות שמקשות על משרדים קטנים ובינוניים.
איך לידקליינט עוזרת
ניתוב לפי תחום משפטי
ניתן לנתב שיחות לפי תחום — דיני משפחה, נדל"ן, פלילים — כך שכל לקוח מגיע לעורך הדין המתאים.
הקלטת שיחות מאובטחת
כל שיחה מוקלטת, מתויגת ונגישה להאזנה מהדפדפן — תיעוד מלא להגנה משפטית.
מספרים ייעודיים לשותפים
כל שותף מקבל מספר ייצוגי נפרד; הלקוח מחייג למספר הישיר ועדיין נכנס למרכזיה.
תא קולי עם תמלול
הודעות שנותרות בתא קולי מועברות למייל עם תמלול, כך שאף פנייה לא הולכת לאיבוד.
ניהול לידים משולב
כל פנייה חדשה נרשמת כליד עם פרטי מתקשר, מקור ותאריך — ומוצגת בלוח בקרה מרכזי.
תהליך פשוט
- 1. הגדרת שלוחות ותחומים — מגדירים שלוחה לכל שותף/תחום, שעות פעילות וסדר ניתוב עבור שיחות שלא נענו.
- 2. חיבור מספרים ייעודיים — כל קמפיין פרסומי מקבל מספר ייחודי — כך אפשר למדוד מאיזה מקור הגיע כל פונה.
- 3. קבלת שיחות ותיעוד אוטומטי — שיחה נכנסת מנותבת, מוקלטת ונרשמת כליד בלחיצה אחת — ללא הקלדה ידנית.
- 4. ניתוח ושיפור — בסוף כל שבוע בודקים אילו מקורות מביאים פניות איכותיות ואיפה יש נשירה בניתוב.
איך זה עובד בפועל — מדריך מעשי
משרד עורכי דין מתמודד עם מגוון רחב של לקוחות — חלקם בלחץ זמן (הוצאה לפועל, תביעה דחופה), חלקם בתהליך ארוך טווח (עסקת נדל"ן, ירושה). מרכזיה עם IVR שמפנה לפי תחום — "לדיני משפחה לחץ 1, לנדל"ן לחץ 2" — מאפשרת לקוח בלחץ להגיע לשותף הנכון ישירות ולא לקבל "אעביר אותך".
טעות נפוצה: לא מגדירים כלל ברור מה קורה לשיחה שמגיעה כשהשותף הספציפי לא זמין. לקוח שמחפש עורך דין לתחום ספציפי ומגיע לתא קולי כללי — לא תמיד משאיר הודעה. מנגנון שמציע אלטרנטיבה — "השותף אינו זמין כרגע, לדחיפות לחץ 0 לשירות תורן" — מפחית נשירה.
KPIs למשרד עורכי דין: אחוז שיחות שהגיעו לעורך הנכון בניסיון ראשון, אחוז שיחות לא נענות שהשאירו הודעה וקיבלו חזרה תוך 24 שעות, ואחוז פניות חדשות שהפכו לתיק. KPI שלישי — ה-conversion rate מפנייה לתיק — חשוב לתמחור שיווקי ולהבנת כמה פניות צריך להביא כדי לגדול.
להטמעה: מגדירים תחומי עיסוק כשלוחות נפרדות. לכל שותף — שלוחה ומספר ייצוגי. IVR ראשי מנחה לתחום, ואז לשותף. שעות פעילות — לפי לוח השותפים. מחוץ לשעות — תא קולי עם הבטחת חזרה. הגדרה שלמה זו לוקחת יום עבודה — ומספקת מסגרת שמחזיקה שנים.
עורכי דין שעברו ממרכזיה פיזית לענן מדווחים בעיקר על שתי תועלות: פחות שיחות שלא נענות (ניתוב טוב יותר) ויכולת עבודה מרחוק ללא הגבלה. התועלת הכלכלית: שיחה שלא נענית שהיא פנייה חדשה — אובדן הכנסה פוטנציאלית. שיפור ב-10% בשיחות שנענות בפניות חדשות — תורגם לתיקים נוספים בשנה.
איך זה נראה בעסק אמיתי
תרחיש: לקוח חדש מתקשר למשרד עורכי דין שמתמחה בדיני עבודה ונדל"ן. IVR: "לדיני עבודה לחץ 1, לנדל"ן לחץ 2". הלקוח לוחץ 1 — מועבר לשותפה המתמחה בדיני עבודה. היא עונה, מזהה שמדובר בסכסוך עם מעסיק, ולוקחת פרטים. הכל תוך 90 שניות, ללא "רגע, אני מעביר". פנייה חדשה שהייתה הופכת ל"אחפש עורך דין אחר" — הפכה לתיק.
המרכזיה הוירטואלית מתחברת לכלי ניהול תיקים: שיחה נכנסת ממספר חדש מייצרת Webhook שפותח תיק טיוטה ב-CRM משפטי (Clio, MyCase, או בהתאם לתוכנה). עורך הדין רואה בממשק לידקליינט מי מתקשר ומה ההיסטוריה — גם אם הוא לקוח קיים. חיבור זה דורש הגדרת Webhook בסיסית ואינו מצריך פיתוח ייעודי.
שלושים יום עם המרכזיה: שותף א' מגלה שהוא מקבל 40% מהשיחות הנכנסות למשרד, כולל שיחות שאינן בתחום התמחותו. הפתרון: עדכון IVR עם אפשרות ל"נושאים כלליים לחץ 0" שמגיעה למזכירה — לא לשותף. אחרי חודש שני: הסטת 25% מהשיחות מהשותף. חוסך שעה וחצי ביום — שמוחזרת לעבודה המשפטית.
משרד שגדל מ-2 שותפים ל-6 מוסיף שכבת ניהול שיחות: מזכירה ראשית מקבלת גישה למסך סקירה של כל השיחות הנכנסות בזמן אמת. היא יכולה להעביר שיחה ידנית לשותף הנכון אם ה-IVR לא הצליח לנתב. הקלטות נגישות לכל שותף לפי הרשאה — שותף רואה רק שיחות בתחום שלו. מבנה גמיש שמותאם לסגנון העבודה של כל משרד.
שאלות נפוצות
האם ניתן להשתמש במספר הקיים של המשרד?
כן. ניתן לבצע ניוד מספר מהספק הנוכחי ולהמשיך לפעול עם אותו מספר, כעת דרך מרכזיית הענן של לידקליינט.
כמה שלוחות אפשר לפתוח?
המערכת גמישה — ניתן להוסיף שלוחות לפי הצורך ללא עלות חיבור נוספת. כל שלוחה יכולה להיות שויכת לעורך דין, מזכירה או תחום.
האם ההקלטות נגישות בנייד?
כן. אפליקציית לידקליינט ל-iOS ול-Android מאפשרת האזנה להקלטות, צפייה בלידים וניהול שיחות מכל מקום.
כמה זמן לוקחת ההקמה?
בדרך כלל פחות מיום עסקים — ניתן להגדיר שלוחות, ניתוב ומספרים בפאנל הניהול ללא צורך בטכנאי.
האם אפשר לנתב שיחות בשעות מחוץ לפעילות?
כן. ניתן להגדיר שעות פעילות ולכוון שיחות שמגיעות מחוצה להן לתא קולי, להודעה מוקלטת מראש או לטלפון נייד חלופי.
תכונות רלוונטיות
מרכזיה וירטואלית
מרכזיה וירטואלית בענן: ניתוב שיחות חכם, הקלטה, מספרים מרובים, אפליקציית מובייל. ללא חומרה, ללא טכנאים. מ-₪99/חודש.
קראו עוד ←הקלטת שיחות
מערכת הקלטת שיחות לעסקים: עד 21 ימי שמירה כלולים, גיבוי 10GB. שיפור צוות מכירות, הסכמת לקוח לפי החוק. ללא התקנה.
קראו עוד ←מספר וירטואלי
מספר וירטואלי 072/052 לעסק עם הקלטה, ניתוב חכם וגישה מובייל. עד 100 מספרים בחבילה, ללא חיבור פיזי. התקנה ב-0 ש"ח.
קראו עוד ←ניתוב שיחות חכם
ניתוב שיחות לפי שעות, ערוץ, זמינות. עד 5 מספרים משורשרים, אפליקציה, ניתוב לקבוצות. לעסקים בישראל.
קראו עוד ←פתרונות נוספים
לידקליינט מתאימה לעוד שלל תרחישים, ענפים ותהליכי עבודה. הנה כמה פתרונות קרובים שאולי רלוונטיים גם לכם.